Poslovni sekretarji, vodje pisarne, referenti v administracije, tajnice in podpora menedžmentu, pogosto spregledani zaposleni na delovnih mestih, ki opravljajo in obvladujejo veliko več povezanih del in nalog, kot si marsikdo predstavlja. Pogosto so prav oni most med vodstvom in zaposlenimi, podaljšana roka kadrovske službe, računovodstva, marketinga, nabave, pravnega oddelka in še česa. So prvi stik za marsikaterega klicatelja ali zunanjega obiskovalca s podjetjem. Z različnih vidikov so torej osebe, ki sodijo med ključne zaposlene v organizaciji, naj bo to z več stotimi ali le z nekaj zaposlenimi.
Zaradi pretežno administrativne narave dela je skoraj samoumevno, da so to organizirane osebe, vedno pripravljene narediti »tisto nekaj več«. Dobro poznajo notranji ustroj in do potankosti razumejo delovanje podjetja. Če ste prav vi ta oseba, ki se vsakodnevno spoprijema z vsemi temi raznolikimi nalogami, ali ste že pomislili, kako to izkoristiti kot priložnost za svojo karierno rast? Ste že oblikovali svoje pogajalsko izhodišče za višjo plačo ali morda dodatno izobraževanje?
Zavedajte se, da je vaša vloga zelo pomembna. Razpolagate s široko kombinacijo na trgu dela zelo iskanih znanj in kompetenc. Povpraševanje po tovrstnih znanjih vam lahko dviguje ceno, obenem pa naj vam predstavlja motivacijski zagon za dodatno nadgrajevanje. Ste opazili vrzel v lastnem znanju in kompetencah? Morda bi z bolj izpopolnjenim znanjem angleščine ali katerega drugega tujega jezika bolj učinkovito in samozavestno opravljali svoje delo? Naj to ne bo več ovira. Poiščite načine za svoj razvoj. Številni online tečaji za učenje tujih jezikov in pridobivanje najrazličnejših drugih znanj so odlična priložnost, da se izpopolnite takrat, ko vam to časovno najbolj ustreza.
Katere pa so najbolj zaželene in iskane lastnosti pri poslovnih sekretarjih, vodjah pisarn ali drugih podobnih administrativno-referentskih poklicih? Spodaj navajamo nekaj le-teh! Izkoristite to kot namig, kako postati še boljši!
Odlične komunikacijske kompetence
Jasna in učinkovita komunikacija je nujno potrebna v naboru vaših kompetenc. Ste namreč prva kontaktna točka za stranke in poslovne partnerje ter vezni člen med vodstvom in timom sodelavcev. S tem ne le zagotovite, da se informacije ne izgubijo ali izkrivijo, temveč tudi posredujete pozitivno sliko o podjetju, vodjem in sodelavcem pa sporočate, da vam lahko zaupajo.
Nasvet: Sedaj, ko se je dinamika dela spremenila in marsikateri zaposleni delo pogosteje opravlja na daljavo, je vaša vloga še pomembnejša. Opažate vrzeli v komunikaciji znotraj podjetja? Pogosteje prihaja do komunikacijskih šumov? Morda vidite potencial za boljši izkoristek obstoječih komunikacijskih kanalov? Pripravite predlog in ga predstavite nadrejenemu. S tem lahko pomembno vplivate na izboljšanje odnosov v timu in boljšo organizacijsko kulturo.
Empatičnost
S posluhom za sočloveka in organizacijo, kot celoto, se vam odpirajo vrata do celostnega razumevanja notranjega delovanja podjetja in odnosov v njem. Navadno dobro veste, na koga se lahko obrnete in s svojim znanjem ter notranjimi mrežami znate vzdrževati »diplomatske odnose« v podjetju. Ste »oči in ušesa« pisarne, ki med prvimi prepoznavate napetosti v kolektivu.
Nasvet: Biti »oči in ušesa« pisarne ne pomeni prenašanje tračev in osebnih zgodb sodelavcev. Izkoristite zaupanje kolektiva in vredne informacije za to, da ste pri svojem delu uspešni, a vselej na preudaren in diplomatski način, z občutkom za drugega. Le tako boste daleč prišli.
Organiziranost, načrtovanje in samozavest
Sposobnost organizacije dela in načrtovanja so zelo iskane kompetence na trgu dela. Oseba, ki uspešno organizira vse ključne aktivnosti v smiseln urnik in obenem poskrbi, da so vse naloge pravočasno opravljene, je zlata vredna. Če pri tem s samostojnostjo in samozavestjo skladno s svojimi pristojnostmi sprejemate odločitve in dobro veste, kdaj potrebujete odobritev nadrejenih, boste nepogrešljiva desna roka vsakega menedžmenta.
Nasvet: V delovnih okoljih se prepleta največ generacij do sedaj. S tem se je njihova dinamičnost in raznolikost le še povečala. Generacije imajo različne komunikacijske preference tako glede uporabljenega kanala kot tudi frekvence komunikacije. Izkoristite svoje znanje in informacije, upoštevajte te razlike in uspeh ne bo izostal. Naj vam vodje in sodelavci zaupajo. Če pa zaupanja še niste uspeli zgraditi, naj to postane ena vaših prioritet.
Natančnost in zvestoba na vrhu med želenimi lastnostmi
Predanost, občutek zvestobe in natančnost so lastnosti, ki so prav na vašem delovnem mestu še posebej pomembne in cenjene. Vse zgoraj naštete kompetence se razvijajo in izostrijo skozi čas, z izkušnjami, posluhom do podjetja, časom, preživetim med ljudmi in procesi podjetja. Vi ste tisti, ki lahko poskrbite, da v podjetju stvari tečejo kot v dobro naoljenem stroju. Majhne napake lahko naredijo veliko škode, prav tako odsotnost zavzetosti in zvestobe.
Nasvet: Natančnost ni dana vsem. A z zavedanjem lastnih pomanjkljivosti in trdim delom lahko to nadomestite. Preden oddate nalogo ali pošljete sporočilo vedno skrbno preberite za seboj. Včasih se je dobro tega lotiti po kratkem premoru, tako boste napake prej opazili. S treningom se bo vaše oko izostrilo in iz dneva v dan boste bolj natančni. Ničesar ne prepustite naključju. Podobno je z zvestobo. Vaša zvestoba do podjetja in podjetja do vas nista samoumevni. Če vi ne čutite pripadnosti podjetju ali nimate zaupanja v nadrejenega, je težko pričakovati to v obratni smeri. V taki situaciji je dobro razmisliti, ali je morda čas za iskanje novih izzivov.
Je vaše delo dolgočasno? Vsekakor ne. Izkoristite svojo vpetost v sam center dogajanja podjetja! Za svoje dobro in dobro celotnega kolektiva.
Članek je povzet po prispevku, objavljenem v reviji ADMA (maj 2021), avtor Alenka Kraljič, psihologinja in direktorica operativnega poslovanja v kadrovski družbi Trenkwalder