Obvestilo o varstvu podatkov za iskalce zaposlitve in zaposlene delavce

V tem obvestilu so vam na voljo informacije o tem, kako Trenkwalder d.o.o. ("mi") obdeluje vaše osebne podatke v okviru vaše prijave na delo (kandidat) in/ali v okviru vaše zaposlitve pri nas (zaposleni in/ali napoteni delavci). Poleg tega vas obveščamo o pravicah glede vaših osebnih podatkov in o tem, kako lahko stopite v stik z nami, v primeru, da jih želite uveljaviti.

1. Namen za katerega obdelujemo vaše osebne podatke

Ob prijavi ali med postopkom prijave bomo obdelali osebne podatke iz Priloge 1 za naslednje namene:

zaposlovanje in napotovanje delavcev;
aktivno komuniciranje in vzpostavljanje odnosov s potencialnimi zaposlenim prek različnih kanalov, kot tudi na spletni strani podjetja, platformah za socialne medije, sejmih itd. glede zaposlovanja;
izvajanje postopkov v okviru prijave na delo;
pomagati potencialnim uporabnikom, da zagotovijo skladnost poslovanja v okviru poslovnega sodelovanja z delodajalcem za zagotavljanje delavcev;
analiziranje znanj in spretnosti, z namenom ugotavljanja ustreznosti kandidata zahtevam delovnega mesta v drugih podjetjih; in
obdržati osebne podatke potencialnih napotenih delavcev in kandidatov za morebitno kasnejšo zaposlitev.

V času zaposlitve in napotitve bomo obdelali osebne podatke, določene v Prilogi 1 za naslednje namene:

upravljanja človeških virov;
pomoči pri iskanju in selekciji ustreznega kadra ter ocenjevanja kompetenc za opravljanje posameznih nalog;
načrtovanje kariere, razvoja in upravljanje ciljev;

in v Prilogi 2 za naslednje namene:

upravljanja človeških virov;
pomoči pri iskanju in selekciji ustreznega kadra ter ocenjevanja kompetenc za opravljanje posameznih nalog;
načrtovanje kariere, razvoja in upravljanje ciljev;
administriranja plačil, nagrad in bonitet;
administrativnih opravil v okviru napotitve delavcev in s tem povezana poslovna korespondenca z uporabniki in državnimi organi;
obdelave in prenosa osebnih podatkov za namene obračuna plač ter za izpolnjevanje zahtev in obveznosti zagotovitve skladnosti poslovanja v okviru shranjevanja, razkritja in obveščanja o informacijah, kolikor je potrebno v skladu z zakonskimi zahtevami, kolektivnimi pogodbami ali pogodbami o zaposlitvi;
načrtovanja nadomestil prenosa potencialnim uporabnikom z namenom zagotavljanja boljše skladnosti pri skrbnih pregledih poslovanja pri najemu delavcev;
namena usposabljanj;
upravljanja časa in upravljanja prisotnosti;
upravljanja mobilnosti;
ocenjevanja in upravljanje uspešnosti;
odločitve o naložbah;
napovedi poslovanja in priprava proračuna;
načrtovanja in upravljanja zaposlenih.

Vaše osebne podatke zberemo v času vaše prijave in/ali zaposlitve bodisi tako, da nam posredujete vaše osebne podatke ali pa jih sami pridobimo prek drugih virov v okviru naših poslovnih procesov in postopkov.

Zagotavljanje osebnih podatkov ob prijavi na prosto delovno mesto je prostovoljno. Če svojih osebnih

podatkov ne boste posredovali, bi lahko prišlo do zamude ali celo do neizvedbe pri naslednjih postopkih: pri prijavi na različna delovna mesta, pri napotitvi na delo k drugemu uporabniku, pri kadrovskih postopkih in pri nadaljnji komunikaciji.

2. Kategorije podatkov, ki se obdelujejo in pravna podlaga obdelave

Osebne podatke, navedene v Prilogi 1 obdelujemo na naslednji način:

Splošne podatke in podatke o izobraževanju, spretnostih in kvalifikacijah (razen uporabniškega profila za socialne medije, dejavnosti na socialnih medijih, informacije o delovnih omejitvah, fotografija, informacije posredovane med prijavnim razgovorom in opombe) obdelujemo na podlagi 28. člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1, Ur. l. RS št. 21/2013, 78/2013, 52/2016 in 81/2019) in Pravilnika o načinu sporočanja podatkov o prostem delovnem mestu ali vrsti dela Zavodu Republike Slovenije za zaposlovanje, javni objavi ter postopku posredovanja zaposlitve (Ur. l. RS št. 53/17);
Nekatere splošne podatke (uporabniški profil za socialne medije, dejavnosti na socialnih medijih, informacije o delovnih omejitvah, fotografija) in podatke o interesih, poklicnih preferencah ter podatke v postopku prijave obdelujemo na podlagi privolitve posameznika skladno s 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov ("GDPR");
informacije posredovane med prijavnim razgovorom in opombe obdelujemo na podlagi našega prevladujočega upravičenega interesa v skladu s členom 6(1)(f) GDPR, ki omogoča učinkovit postopek prijave in ustrezno napotovanje k drugemu uporabniku, pa tudi učinkovito upravljanje s človeškimi viri ter našo notranjo in zunanjo komunikacijo.

Osebne podatke, navedene v Prilogi 2 obdelujemo na podlagi:

potrebe po izpolnjevanju zakonskih obveznosti, do katerih smo zavezani (člen 6(1)(c) GDPR) zlasti na podlagi Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV, Uradni list RS, št. 40/06),
ZEPDSV predstavlja tudi podlago za obdelovanje občutljivih podatkov zaradi izpolnjevanja obveznosti iz socialnega ali delovnega prava (člen 9(2)(b) GDPR);
privolitve posameznika zaposlitve na podlagi 6(1)(a) GDPR.

Za pridobitev vašega soglasja za obdelavo nekaterih vaših osebnih podatkov lahko zahtevamo soglasje v ločenem postopku. Vaše osebne podatke bomo prenesli samo na podjetja, ki so del naše korporativne skupine, po vaši odobritvi (člen 6(1)(a) GDPR).

3. Prenos vaših osebnih podatkov

Če je potrebno bomo vaše osebne podatke prenesli na naslednje prejemnike:

ponudnike IT storitev, ki jih uporabljamo;
podjetja, ki so del naše korporativne skupine, samo po vaši privolitvi;
uporabnike - delodajalce;
javne organe, kot zahtevano po veljavni zakonodaji;
trgovinske/registrske organe;
upnike posameznikov, na katere se osebni podatki nanašajo, in druge osebe, ki so potencialno vključene v uveljavljanje pravnih zahtevkov, vključno s terjatvami v zvezi s plačilom dolgov;
ponudnike zavarovalniških produktov (dodatna zdravstvena in pokojninska zavarovanja);
javne organe odgovorne za varstvo delavcev;
davčne organe;
zavarovalnice v okviru obstoječih skupinskih zavarovanj ali posameznih zavarovanj;
banke, v okviru plačilnega prometa za posameznika, na katerega se podatki nanašajo, ali za tretje osebe;
delavske sindikate, kot jih je navedel delavec, na zahtevo delavca;
sodišča.

Nekateri zgoraj navedeni prejemniki se nahajajo ali obdelujejo vaše osebne podatke zunaj Republike Slovenije. Raven varstva podatkov v drugi državi morda ni enakovredna tisti v vaši državi. Vendar pa vaše osebne podatke prenašamo samo v države, za katere se je Komisija EU odločila, da imajo ustrezno raven varstva podatkov, ali pa sprejmemo ukrepe, s katerimi zagotovimo, da vsi prejemniki zagotovijo ustrezno raven varstva podatkov. To naredimo na primer z vključitvijo ustreznih sporazumov o prenosu podatkov na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (2010/87/EC in/ali 2004/915/EC). Takšni sporazumi so dostopni na vašo eksplicitno zahtevo.

4. Čas hranjenja

Podatki, ki se obdelujejo na podlagi ZEPDSV imajo naravo trajne vrednosti. Podatki iz priloge 1, ki se obdelujejo na podlagi zakona in podatki, ki se obdelujejo na podlagi zakonitega interesa se hranijo še 5 let od dneva, ko je posameznik imel pravico terjati izpolnitev obveznosti. Podatki, ki se obdelujejo na podlagi privolitve posameznika, se hranijo do dosega namena zaradi katerega so bili pridobljeni oziroma do preklica privolitve. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.

5. Vaše pravice v zvezi z vašimi osebnimi podatki

V skladu z veljavnim pravom imate med drugim pravice (pod pogoji določenimi v veljavni zakonodaji): (i) preveriti, ali in kakšne vaše osebne podatke imamo in zakaj zahtevamo kopije takih podatkov, (ii) zahtevati popravek, dopolnitev ali brisanje vaših osebnih podatkov, ki so netočni ali obdelani v neskladju z veljavnimi zahtevami, in (iii) zahtevate od nas, da omejimo obdelavo vaših osebnih podatkov, (iv) da v določenih okoliščinah nasprotujete zakonitim razlogom za obdelavo vaših osebnih podatkov ali razveljavitev privolitve, ki je bila predhodno odobrena za obdelavo, (v) zahtevati prenosljivost podatkov in (vi) poznati identitete tretjih oseb, na katere se prenesejo vaši osebni podatki. Zahtevek za uveljavljanje vaših pravic lahko naslovite na kontakt naveden v 6. točki tega obvestila.

Pravico imate tudi do preklica soglasja za obdelavo vaših podatkov. Preklic vašega soglasja ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi vašega soglasja pred vašim preklicem.

Kot posameznik imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem organu. Pristojni organ za varstvo osebnih podatkov v Republiki Sloveniji je Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, Slovenija. Nadzorni organ je dostopen na: 01 230 97 30 ali gp.ip@ip-rs.si.

6. Naši kontaktni podatki

Trenkwalder d.o.o.

Ulica Ambrožiča Novljana 5

1000 Ljubljana

infoslovenija@trenkwalder.si

01 547 43 56

Prosimo, naslovite svoje zahteve ali vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov na:

Uradnik za varstvo podatkov pri Trenkwalder d.o.o.

Ulica Ambrožiča Novljana 5

1000 Ljubljana

a.kraljic@trenkwalder.com

ali na našo pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov:

IEPRI, d.o.o.

Dunajska cesta 106

1000 Ljubljana

info@iepri.si

01 515 56 88

Zadnja posodobitev dne 10.01.2022

Priloga 1 - Podatki, ki se zbirajo ob prijavi na prosto delovno mesto ali ob vpisu v evidenco iskalcev zaposlitve

Splošni podatki:

ime, naziv;
naslavljanje;
spol;
naslov;
številka telefona in faksa ter druge informacije, potrebne za naslavljanje, ki izhajajo iz sodobnih komunikacijskih tehnik (na primer e-mail)
datum rojstva;
državljanstvo;
fotografija;
želeni jezik;
uporabniški profil za socialne medije;
dejavnosti na platformah za socialne medije;
informacije o vaših omejitvah pri zaposlovanju (npr. ne morete dvigniti težjih bremen);
delovno dovoljenje (da, ne);
prijavni dokumenti (CV, certifikati itd.);
informacije, posredovane med prijavnim razgovorom;
opombe (npr. prikazi med intervjujem).

Podatki o izobraževanju, spretnostih in kvalifikacijah:

informacije o izobraževanju (ime študija, specializacija itd.);
znanje in veščine, vključno z jezikovnimi spretnostmi;
zahteve za upravičenosti do določenih vrst dejavnosti/aktivnosti;
informacije o predhodnih dejavnostih in poklicnih izkušnjah;
posebne kvalifikacije (npr. trgovinska licenca, posebno izobraževanje).

Podatki o interesih in poklicnih preferencah:

področja zanimanja;
želeno delovno razmerje;
pričakovana plača;
pripravljenost za nadurno delo;
informacije o mobilnosti;
pripravljenost za potovanja;
podatke o trenutnem delodajalcu (npr. kontaktni podatki, ime podjetja itd.);
naslov trenutnega delovnega mesta;
karierni nivo;
podatke o potencialnih uporabnikih (npr. kontaktni podatki, ime podjetja itd.).

Podatki v postopku prijave:

vir prijave ali selekcijski postopek;
kazalniki o prejemu elektronskih informacij o prostih delovnih mestih;
ID prijavitelja;
dostop do podatkov (uporabniško ime, vloga, geslo);
status kandidata;
sklicevanje na priporočila;
razlog za priporočilo zaposlenega;
podatki o postopku prijave (npr. datumi intervjujev);
rok za prenehanje delovnega razmerja;
razlogi za neizpolnjevanje zahtev s komentarji;
kazalniki, če aktivno iščete zaposlitev;
informacije o oglaševanem položaju, kot so na primer datum, lokacija, opis, delovno mesto, raven, plača;
udeležba na dogodku, ki je vodil do prvega stika (npr. Sejmi) in
drugi podatki, ki ste jih dobili.

Priloga 2 - Podatki, ki se zbirajo v času trajanja delovnega razmerja

identifikacijska številka zaposlenega;
priimek ob rojstvu;
kraj rojstva;
otroci in drugi družinski člani v okviru obdelav podatkov, ki so povezani z uresničevanjem pravic iz delovnega razmerja (zlasti ime, datum rojstva, številka socialnega zavarovanja);
bančne informacije;
stroškovni center.

Podatki o delovnem razmerju:

datum pričetka;
delovna doba;
datum prenehanja;
odpovedni rok;
način prenehanja pogodbe o zaposlitvi;
pogoji za zaposlitev;
podatki o delovnih dovoljenjih;
vrsta zaposlitve/kategorija zaposlenega (delavec, specializirani delavec, nekvalificirani delavec, specialist, itd.);
stopnja varnosti/pravice dostopa;
veljavnost identifikacijskih izkaznic;
vsi podatki, ki so potrebni za izpolnjevanje zakonskih zahtev v zvezi z vajenci ali pripravniki in ustreznimi predpisi v kolektivnih pogodbah vajencev, zlasti podatkov o pogodbi in drugih podatkih o vajeništvu in prisotnostih na poklicni šoli;
delo v nočni izmeni in v drugih osebnih pogojih dela;
dogovor o ciljih;
ocenjevanje uspešnosti, spretnosti in potenciala;
organizacijska razporeditev v podjetju, vključno z začetkom in koncem razporeditve;
vrsta dela napotenega delavca;
delo na projektih;
lokacija, kjer bo napoteni delavec opravljal delo;
pričakovano trajanje delovnega razmerja;
ime in naslov uporabnika, kamor je delavec napoten na delo;
delovni čas in nadure, ki se opravljajo pri uporabniku kamor je delavec napoten na delo;
vse podatke, potrebne za izpolnjevanje zakonskih obveznosti v zvezi z napotovanjem delavcev;
drugi podatki o delovnem času (zlasti varovane kategorije, delovni čas, fleksibilna razporeditev delovnega časa, nadurno delo, nočno delo, delo s krajšim delovnim časom);
podatki o dopustih;
bolniške odsotnosti, vključno z nesrečo pri delu in poklicnimi boleznimi (začetek, konec in trajanje);
čas nesreče pri delu;
informacije o bivanju v zdravilišču v obsegu, ki je obvezen in veljaven po zakonu;
vse podatke, potrebne za izpolnjevanje zakonskih obveznosti glede varstva materinstva in starševskega dopusta (začetek in konec);
vrsto in trajanje druge odsotnosti zaradi nezmožnosti za delo ali druge izredne odsotnosti (vključno z dogovorjenim izrednim neplačanim dopustom);
podatke o plačilu nadomestila med odsotnostjo delavca;
vse podatke, potrebne za izpolnjevanje zakonskih obveznosti v zvezi z varnostjo in zdravjem zaposlenih ali zakonskimi obveznostmi za boj proti epidemijam in boleznim;
stopnja invalidnosti (kot jo razkrije posameznik na katerega se podatki nanašajo s pisnim dokumentom), kot zahteva delovno pravo;
zabeležke s sestankov;
informacije, ki so prostovoljno objavljene v obvestilih o odsotnosti.

Podatki o osebnih prejemkih:

osnova za izračun izplačila (razvrstitev) na podlagi zakonov, kolektivnih pogodb, sporazumov sveta delavcev ali posameznih sporazumov;
bruto in neto plačilo;
odbitki od neto;
storitve v naravi;
nadomestilo za stroške (kot so potni stroški);
dajatve za socialno varnost v zvezi z delovnim razmerjem;
vse podatke, potrebne za izpolnjevanje zakonskih obveznosti glede omejitev plačila;
znesek prispevka sindikatu ter imenovanje in naslov prejemnika (kot ga je navedel posameznik, na katerega se podatki nanašajo);
zavarovalne pristojbine, ki jih delodajalec plača kot korist;
upravljanje predujmov in posojil;
podatki o plačah;
davčni odbitki;
davčni organ;
podatki pokojninskih skladov (zlasti datum vstopa in izstopa, podatki o prispevkih in zakonsko določena obdobja socialnega zavarovanja med zaposlitvijo);
podatke o uporabi avtomobilov podjetja (zlasti vozniškega dovoljenja, izdajanja računov, dogodkov škode, zavarovanja) in
podatke o programih izobraževanja in usposabljanja, ki jih podpira uporabnik ali delodajalec (na primer spletno usposabljanje).

Podatki o socialni varnosti:

številka socialnega zavarovanja;
agencija za socialno zavarovanje;
podatki iz zdravniških spričeval;
podatki o socialni varnosti/socialnem zavarovanju;
podatke o vsaki prijavi v vsa obvezna socialna zavarovanja:

klasifikacija;
pripravništvo;
informacije o številu izmen v katerih se opravlja delo dela;
vrsta izplačila (mesečno, urna postavka);
informacije o bolezni/nesreči, delovnih nesrečah/poklicnih boleznih, kot je to potrebno v skladu z zakonom;
drugi podatki o zavarovanju in plačah;

dodatni podatki o zavarovanju in plačah, ki so potrebni za obveščanje vseh zakonsko obveznih organov
podatke o nadomestilu za bolezen, kot je obvezno po veljavni zakonodaji;
podatki o bolniški odsotnosti;

razlogi odsotnosti z dela, delovno razmerje (aktivno, neaktivno), podatki o plačilu zaradi bolniške odsotnosti, kot je ustrezno;

podatki o materinskem in očetovskem dopustu:

razlogi odsotnosti z dela, delovno razmerje (aktivno, neaktivno), podatki o plačilu materinskega/očetovskega dopusta, kot je ustrezno;

podatke o odpravnini zaposlenih, kot to zahteva veljavna zakonodaja.