4 priporočila delodajalcem, kako organizirati delo od doma

Slovenijo je zajela vsesplošna tesnobnost, ki jo lahko čutimo na vsakem koraku. Spremembe pa niso le v doživljanju trenutnega časa. Negativne vplive spremenjenih razmer čutijo že številne gospodarske panoge, ki bodo najverjetneje imele daljnosežne posledice za mnoga podjetja. Negotovost in strah sta običajen in pričakovan odziv posameznikov na novonastale, nepoznane razmere.

Tovrstna čustva so se morda naselila tudi med vaše zaposlene. Z dobro načrtovanim, pogostim informiranjem, hitrimi in odločnimi ukrepi jih boste pomirili in jim dali občutek, da so »stvari pod nadzorom«.

Komunikacija, komunikacija in še enkrat komunikacija

• Poskrbite torej, da pogosto in na različne načine komunicirate z vašo najpomembnejšo ciljno skupino, zaposlenimi. Razmislite o vseh razpoložljivih internih kanalih sporočanja in zagotovite, da lahko na njih zaposleni dobijo ažurne in relevantne informacije. Naj vedo, na koga naj se obrnejo, če imajo dodatna vprašanja.
  

• Komunikacija naj bo jasna in jedrnata. Poskušajte navesti dovolj informacij, ampak brez dolgovezenja.

• Izrazite skrb, vendar naj bo ob tem ton komunikacije miren in preudaren.

• Ažurno sporočajte spremenjene razmere in komunicirajte posledice.

• Bodite iskreni in transparentni.

Organizirajte delo od doma, kjer je to mogoče

Zdravje naj bo trenutno na prvem mestu. Številni zaposleni lahko svoje delo opravljajo tudi od doma, v kolikor tega zanje še niste organizirali, je za to sedaj pravi čas.

4 stvari, s katerimi boste zagotovili, da bo delo od doma potekalo učinkovito in nemoteno:

1. Primerna oprema

Primerna oprema in omogočeni vsi dostopi, ki jih zaposleni potrebuje za opravljanje svojega dela, so ključni za nemoteno in učinkovito delo od doma. Za vsako delovno mesto ocenite, kaj zaposleni potrebuje pri svojem delu, namestite vse potrebne programe, omogočite dostope in poskrbite za zaščito. Možne, tudi zaradi internih zaščit, predvidite v naprej in pravilno delovanje predhodno testirajte.

Pri zaposlenemu tudi preverite, ali doma razpolaga z dovolj hitrim internetom in drugimi sredstvi, ki jih morebiti potrebuje. Zaposlenega nato poučite, kako naj si vzpostavi delovno okolje in uporablja priskrbljeno opremo. Pogovorite se o vseh podrobnostih in ničesar ne jemljite kot samoumevno. Nejasnosti je najbolje razčistiti takoj na začetku.

2. Pretok informacij

V kolikor delo od doma v vašem podjetju ni vsaj občasna praksa, načrtujte pretok informacij med zaposlenimi, vodjo, poslovnimi partnerji, kupci in drugimi pomembnimi deležniki. Tudi pri tem je pomembno predhodno načrtovanje in definiranje različnih scenarijev. Zaposlenim vnaprej povejte, kako naj poteka delo in vsakodnevna komunikacija.

3. Vzpostavite pričakovanja že na samem začetku

Za mnoge zaposlene bo to prva izkušnja z delom na daljavo. Pri tem ima lahko vsak svoj pogled na to, kako naj le-to poteka. Dodatno na delo vpliva dejstvo, da so zaprte vse vzgojno izobraževalne institucije in je posledično marsikdo doma skupaj s svojimi otroki in drugimi družinskimi člani. Odkrit pogovor in dogovor o načinu ter obsegu dela sta ključnega pomena, če se želite izogniti slabi volji, zaradi različnih pričakovanj.

4. Zagotovite pomoč, ko jo zaposleni potrebujejo

Kljub temu, da ste veliko stvari premislili in načrtovali vnaprej, se bodo pri sami izvedbi zagotovo pojavila tudi vprašanja. Zaposleni naj vedo, na koga naj se obrnejo v primeru tehničnih težav, da bodo le-te karseda hitro in brez večjih zapletov odpravljene.

S solidarnostjo, fleksibilnostjo in medsebojnim zaupanjem bomo hitreje prebrodili čas negotovosti. Trenutno je na vseh nas, da se držimo priporočil in s skupnimi močmi poskušamo čim prej zajeziti širjenje korona virusa. Tudi po tem pa se bomo soočali s posledicami, na katere se lahko postopoma začenjamo pripravljati že sedaj. Bodimo torej preudarni, strpni, prilagodljivi in odkriti drug z drugim.